Gestión de reuniones

TOMA DE DECISIONES Y ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS.

  

¿Qué es una reunión?

Es un acto de comunicación entre personas que piensan y actúan para la consecución de un objetivo.

La finalidad puede ser: discutir, decidir, decretar, negociar o informar.

Una de las herramientas fundamentales, para ajustar a la política y objetivos empresariales las tareas de recepción, es el desarrollo de reuniones. A través de ellas haremos partícipe al personal del diseño de las tareas del departamento para ajustarlas a las expectativas empresariales, motivándolo e implicándolo en éstas.

Para organizar una reunión, el jefe de recepción debe llevar a cabo una serie de pasos que citamos a continuación.

a) Determinar la necesidad de la reunión. Hay que considerar que la reunión puede implicar un coste para la empresa y es necesaria solamente en casos determinados. Celebraremos reuniones cuando:

ü  Es necesario el debate para alcanzar el objetivo.

ü  Es necesaria la implicación del personal en la búsqueda de la mejor alternativa y en la consecución del objetivo.

ü  Se necesita buscar una solución definitiva y consensuada a un problema que se repite en el tiempo.

b) Definición del objetivo de la reunión. Está representado por lo que se quiere conseguir con su celebración. Además, debemos saber que todo objetivo tiene que ser medible, alcanzable y debe quedar por escrito.

El objetivo no debe confundirse con el contenido, que es el conjunto de temas sobre los que se debatirá.

c) Tipo, lugar y fecha: Para un correcto desarrollo de la reunión, debemos seguir una serie de orientaciones:

ü  Tipo de reunión a realizar: existen diferentes modalidades, pero se pueden dividir en dos grupos, las de carácter informativo, y las basadas en la interacción. Para la gestión de recepción se aconsejan las segundas.

ü  Asistentes: Aunque en la mayoría de los casos las reuniones se realizan con todos los componentes del departamento, en ocasiones puede ser conveniente organizar una reunión para el personal de un subdepartamento determinado.

ü  Fecha y hora de la reunión. Las reuniones deben organizarse con antelación suficiente para citar a los participantes y darles información sobre los puntos que se tratarán y el tiempo aproximado dedicado a cada uno de ellos. Es conveniente decir que las reuniones celebradas por la mañana suelen ser más productivas que las celebradas a última hora de la tarde.

ü  Lugar de la reunión: Se debe habilitar una estancia sin ruidos, bien iluminada y que permita el desarrollo de la reunión sin interrupciones. En caso de ser necesarios dispositivos electrónicos para la exposición inicial del objetivo de la reunión, debemos asegurarnos de que no hay problemas para su instalación.

d) Desarrollo de la reunión. Toda reunión se divide en cuatro fases bien diferenciadas:

ü  Exposición inicial: se informa sobre el objetivo de la reunión y sobre los puntos a debatir para conseguir su alcance.

ü  Debate de los puntos del orden del día: habrá tantos debates como puntos a tratar. Se pondrán en común todas las aportaciones del equipo. El jefe de recepción, además de llevar el hilo conductor de la reunión, participará también en cada uno de los debates.

ü  Toma de decisiones: suponen el resultado final de la puesta en común de todos los puntos de vista. Se establecen objetivos claros a desarrollar en referencia a cada uno de los puntos del orden del día.

ü  Establecimiento de líneas de actuación: se definen acciones concretas, identificando en caso de ser necesario a las personas encargadas en cada tarea.

El jefe de recepción debe llevar un registro de todas las reuniones realizadas en el departamento, anotando toda la información relevante de cada una de ellas, los acuerdos alcanzados y las líneas de actuación consensuadas.

  Las reuniones deben cubrir 8 fases:

u Planificación

u Presentación

u Introducción

u Objetivos y finalidad

u Compromiso

u Formalismo

u Despedida

u Evaluación

Errores y mal funcionamiento de las reuniones:

u Agresión, bloqueo, auto acusaciones, competitividad, acaparar totalmente la atención y control de la reunión, humor negativo, desmotivación o retraimiento.